BUROCRACIA INTELIGENTE E A SEU FAVOR

Já teve que criar ou precisa criar manuais para conduta e responsabilidades de equipes? Pois bem a criação de regras e procedimentos para o trabalho vem desde a antiguidade, mas segundo a história, a partir de 1740 passou a ser chamado de Burocracia (bureau – em francês escritório\mesa de trabalho e Kratos – poder ou regra em grego).

A principio o termo era apenas para dar nome aos processos e regras, exercidos e exigidos pelos governos. Já no século 20 o termo começou a ser usado de forma pejorativa insinuando que o governo utilizava das regras para escravizar e acabar com a democracia.

No estudo da teoria geral da administração há o estudo da teoria da burocracia. A forma como é usada atualmente vem da época das mudanças religiosas, depois do renascimento. É bem mais racional e capitalista.

Baseado em elementos jurídicos do século 19, Max Weber, sociologo e economista alemão, foi quem desenvolveu o estudo das bases da burocracia. A principio e muito na sua teoria, usando regras e conceitos lógicos, coordenados por profissionais selecionados, para definir e administrar os processos.

A teoria era criticada por Karl Max que dizia ser uma forma de dominação da sociedade. Apesar de que muitos terem verdadeiro horror da palavra burocracia e infelizmente tenha ficado conhecida como uma forma de criar empecilhos, sustentar poder. A Burocracia é uma forma de organizar as relações humanas de trabalho.

A BUROCRACIA DEVE SER INTELIGENTE

Segundo relatório da Endeavor, o Brasil está na frente de pelo menos 119 países no quesito burocracia. E sim, uma burocracia chata, ineficiente que pouco inteligente. E não está restrita ao plano governamental, muitas empresas utilizam processos burocráticos de forma equivocada e ineficiente.

Pois bem, a Burocracia, apesar de tão criticada, pode te ajudar. Ou no mínimo servir de inspiração para criar o seu processo de gerenciamento. A burocracia tem a ver com regras oficiais e até vistas como juridicas (apesar da maioria não ser). Segundo Weber, que estudou as formas de “dominação” e que hoje chamamos de “liderança” ou “gerenciamento”, as regras tornam a dominação legítima pois colocam ordem no processo e dão oportunidades iguais.

Nos meus mais de 25 anos de experiência aprendi que o que é combinado não é caro. Que definir regras de conduta, responsabilidades, direitos e deveres. Aprendi, a duras penas, que o que eu falo não é o que o outro escuta, e quando não está escrito, vai virar sempre o bate-boca do disse me disse. Aprendi que para evitar mil males e dores de cabeça, escrever no papel todas as regras e dar ciência a toda equipe é fundamental.

Podemos chamar as regras dos processos de burocracia ou não, mas elas são necessárias. Mas tudo tem que ser feito sem excesso e com inteligência pra de fato ser uma ferramenta de produção e não contra-producente.

COMO USAR A BUROCRACIA A SEU FAVOR?

No ambiente de trabalho, no estudo da administração, ela foi se desenvolvendo a partir dos anos 40 onde era preciso organizar os processos e pessoas com o crescimento das empresas e sociedades. Para isso a Burocracia era a solução cada vez mais usada. Ela cria métodos e regras para a sociedade quando querem obter ou acessar alguma coisa relativas a dinheiro ou trabalho. O debate e as discussões sobre o assunto são muitos. Principalmente quando esta burocracia é usada para robotizar ou oprimir e excluir as pessoas.

Mas vamos ao que nos interessa nessa prática secular. Ao criar qualquer tipo de ação que envolva muitas pessoas em um trabalho é necessário criar regras e processos para que não haja mal-entendido, disse me disse etc.

Quantas vezes um simples grupo no WhatsApp criado sem regras passa a ser motivo de desgaste e até brigas por não ter criado no início suas regras de funcionamento?

Quantas vezes eventos ou projetos em desenvolvimento tem falhas na execução porque ninguém falou o que o outro tinha que fazer e nem como?

E é para isso que devemos usar os processos burocráticos onde as regras sejam claras e as definições de funções e trabalho bem distintas e claras. Exemplos:

• Regras para execução financeira de um projeto,
• Regras de horários e cargos,
• Regras para entrega de relatórios,
• Código ético e de postura para o trabalho,
• Lista do passo a passo de processos de contratação, execução, compras, aluguel, reuniões etc.

Agora busque na sua história situações onde viveu esse drama. Busque informação sobre o assunto. Pense nisso na hora de elaborar seus projetos e seus eventos. Crie as regras, as possibilidades de ação antes da execução.

Até a próxima semana. Compartilhe esse vídeo pois conhecimento tem que circular.