Hoje vamos falar sobre uma matriz de trabalho muito útil que chama 5W2H. Ela pode ser usada de diversas formas. Aqui vamos usar para elaborar o rascunho do seu projeto. Funciona para lembrar os itens mais importantes que serão construídos no passo a passo.

Após decidir que vai mesmo realizar um projeto, deve começar o rascunho. Você vai responder a perguntas básicas do que quer em seu projeto. Não se apegue a um foco único ou a certezas. Este é só o primeiro passo, durante todo o processo mais e mais esclarecimentos, fatos, dados e outras informações irão te ajudar a “lapidar” o processo até o projeto final.

Você então utilizará o método 5W2H. Você já tinha ouvido falar nele?

É uma ferramenta muito usada em administração. Foi criada no Japão pelas montadoras de veículos nos processos de QT (Qualidade Total). É um check list simples, prático, direto e dá imediatamente as primeiras informações sobre o que você pretende fazer.

O nome 5W2H é por ser em inglês as perguntas que a ferramenta propõe:

What? – O que você vai fazer (objetivo)?

Why– Por que vai fazer (Justificativa) ?

Where – Onde será feito?

When – Quando?

Who – Quem fará?

How – Como fará?

How Much – Quando vai custar? – este ítem aqui será apenas uma ideia da estimativa. Não se preocupe com o real orçamento por enquanto.

Simples não é? Mas eu ainda colocaria aqui outras perguntas para serem respondidas nesse primeiro momento onde estamos iniciando a construção do projeto.

Para quem é? (Público Alvo) – o público alvo define todo o desing e comunicação visual do seu projeto.

Como eu vou divulgar? Caso precise divulger como vai fazer? O que pensou?

Você ainda pode definir neste exercício do 5W2H:

“o quero ganhar com esse projeto além de realizar o escopo, o objetivo?”.  Aqui você responderá uma questão que é mais pessoal do que algo que fará parte do projeto. É quando define seu objetivo maior que está associado à sua carreira, seu negócio e não somente ao projeto. Esta é uma visão estratégica que lhe dará um incentivo maior, além do que irá realizar no processo.

Por exemplo, um carro pode te dar status ou gerar conforto. Uma viagem pode te dar lazer ou gerar novas experiências. Emagrecer pode te ajudar na auto estima ou a melhorar sua saúde. Lançar um CD ou livro pode dar uma alavancada na sua carreira mas também pode virar uma fonte de renda. A festa da empresa pode ser um momento de confraternização mas também auxilia em pesquisas e divulgações.

Uma sugestão para esta definição, antes de colocar na matriz, é que faça isso em um painel através de blocos autoadesivos (Post-it). A cada ideia, cada sugestão ou cada informação pertinente é só anotar e colar. No passo a passo da construção do projeto aos poucos estes itens vão se encaixando no processo, sendo excluídos ou modificados.

O interessante desse formato é a visão geral, a possibilidade de mover e reorganizar e a impermanência (pois com o tempo descolam). Ou seja, é para que o processo seja fácil mas também obriga a ser ágil.

Mas lembre-se, todo projeto tem um fluxo programado e é ele que temos que seguir. Espero que tenha gostado. Se gostou curte, comente, faça perguntas. E principalmente: compartilhe. Conhecimento tem que circular.